Nuove obbligazioni per più sedi operative

Se fino a non molto tempo fa le sedi operative con uno, due o persino quattro dipendenti potevano funzionare tranquillamente sotto l’ombrello della sede legale, il 2026 inizia con un messaggio chiaro da parte del legislatore: in sostanza, un solo dipendente è sufficiente per complicare le cose. Naturalmente non è questa la formulazione ufficiale, ma l’effetto pratico porta proprio a questa conclusione.

A partire dal 1° gennaio 2026 è entrata in vigore la Legge n. 245/2025, che modifica l’articolo 32, comma 7, della Legge n. 273/2006 sulle finanze pubbliche locali. Questa modifica legislativa ha un impatto diretto su imprese, organizzazioni non governative e istituzioni pubbliche che svolgono attività tramite sedi operative.
La nuova regola riduce il numero minimo di dipendenti necessari affinché una sede operativa venga registrata come soggetto pagatore di salari e redditi assimilati al lavoro dipendente, passando da cinque dipendenti a un solo dipendente.

La modifica cambia una soglia che per anni ha rappresentato un compromesso ragionevole tra controllo fiscale e realtà economica. Fino al 31 dicembre 2025, l’obbligo di registrazione fiscale sorgeva solo se la sede operativa aveva almeno cinque dipendenti.

Dal 1° gennaio 2026:

qualsiasi sede operativa, indipendentemente dalla forma giuridica dell’ente principale (società commerciale, ONG, istituzione pubblica), che abbia almeno un dipendente deve:

– essere registrata fiscalmente;

– diventare soggetto pagatore di salari e redditi assimilati al lavoro dipendente;

– essere iscritta presso l’autorità fiscale locale competente.

L’impatto reale della legge si riflette nell’attività quotidiana attraverso: un aumento del carico amministrativo, poiché ogni sede operativa con un dipendente comporta la gestione separata degli obblighi dichiarativi; maggiori costi indiretti di conformità (contabilità, consulenza fiscale); più tempo dedicato dai reparti amministrativo-contabili; rischi più elevati di errori e sanzioni in assenza di una gestione rigorosa; ripercussioni sulla flessibilità operativa.

Dal punto di vista delle autorità, la modifica risponde a obiettivi ben precisi:

– maggiore controllo sui redditi da lavoro a livello locale;

– una correlazione più accurata tra imposte e luogo effettivo di svolgimento dell’attività;

– il rafforzamento dei bilanci locali grazie a un censimento più preciso dei contribuenti;

– la riduzione delle “zone grigie” in cui l’attività economica è diffusa territorialmente ma fiscalmente concentrata presso la sede legale.

In altre parole, lo Stato vuole sapere esattamente dove si lavora e dove vengono pagati i salari, anche quando si tratta di un solo dipendente.

Per evitare blocchi operativi o sanzioni, si raccomanda alle entità interessate di:

– censire tutte le sedi operative con dipendenti

– valutare la necessità di mantenere determinate strutture

– preparare per tempo la documentazione necessaria alla registrazione

La nuova disposizione legislativa conferma una tendenza già nota: la soglia di tolleranza amministrativa si abbassa e la responsabilità fiscale si frammenta sempre di più. Un solo dipendente può attivare obblighi che, fino a poco tempo fa, erano riservati a strutture di dimensioni maggiori.

L’ironia è che, in un’epoca di digitalizzazione e promesse di sburocratizzazione, la soluzione scelta rimane una classica: più moduli da compilare. Per le aziende, però, il messaggio è chiaro: nel 2026, anche un solo dipendente conta, dal punto di vista fiscale.