Archiviazione dei fascicoli del personale

L’archiviazione dei fascicoli del personale solleva, nella pratica, numerose questioni, in particolare per quanto riguarda il periodo di tempo durante il quale il datore di lavoro è tenuto a conservare i documenti relativi a un dipendente dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Sebbene sia diffusa l’affermazione secondo cui i fascicoli del personale debbano essere conservati per 75 anni, l’attuale quadro giuridico richiede un’interpretazione più sfumata.

Il Decreto del Governo n. 295/2025 relativo al Registro generale dei lavoratori dipendenti – REGES-ONLINE mantiene l’obbligo per il datore di lavoro di redigere un fascicolo personale per ciascun dipendente, di conservarlo in buone condizioni presso la sede del datore di lavoro o, se del caso, presso la sede secondaria, e di presentarlo agli ispettori del lavoro su loro richiesta. Il fascicolo comprende i documenti necessari all’assunzione, il contratto individuale di lavoro, gli atti aggiuntivi e gli altri documenti relativi alla modifica, alla sospensione e alla cessazione del rapporto di lavoro. Il decreto governativo n. 295/2025 non stabilisce tuttavia, in modo esplicito, un termine di 50 o 75 anni per la conservazione del fascicolo personale dopo la cessazione del contratto di lavoro.

Da dove deriva, allora, il termine di 75 anni?

L’allegato n. 6 alla Legge sugli Archivi Nazionali n. 16/1996 menziona i «fascicoli personali» tra i documenti che possono essere consultati dopo 75 anni dalla loro creazione. Gli Archivi Nazionali hanno tuttavia chiarito, con la lettera del 27 luglio 2022 inviata all’Unione Nazionale dei Professionisti dell’Insolvenza della Romania (UNPIR), che i fascicoli del personale creati e conservati dai datori di lavoro non devono essere confusi con i fascicoli personali a cui si riferisce tale allegato. Secondo l’istituzione, questi ultimi sono documenti appartenenti al Fondo Archivistico Nazionale, di valore storico, e il termine di 75 anni rappresenta un termine relativo all’accesso a fini di ricerca, non una regola generale secondo cui ogni datore di lavoro debba conservare il fascicolo di ciascun dipendente per 75 anni. Nella stessa risposta, l’Archivio Nazionale riteneva, alla luce della necessità di ricostruire i diritti pensionistici e altri diritti sociali, che sarebbe giustificata la conservazione dei fascicoli del personale e dei libri paga solo per 50 anni. Tale valutazione deve tuttavia essere considerata nel contesto della legislazione vigente nel 2022.

Successivamente, la Legge sulla contabilità n. 82/1991 è stata modificata, e attualmente l’articolo 25 prevede espressamente che i registri contabili obbligatori e i documenti giustificativi su cui si basano le registrazioni contabili, compresi i prospetti salariali, siano conservati per 5 anni, a decorrere dal 1° luglio dell’anno successivo alla chiusura dell’esercizio finanziario in cui sono stati redatti.

Questo termine di conservazione di 5 anni si applica ai documenti redatti a partire dal 15 gennaio 2023 (data di entrata in vigore della Legge n. 36/2023). Per i documenti redatti prima di tale data, si applicano i precedenti termini di conservazione (di 10 anni per i registri e i documenti giustificativi e di 50 anni per i libri paga), calcolati a partire dalla data di chiusura dell’esercizio finanziario in cui sono stati redatti. È importante tuttavia che questo termine di 5 anni non venga esteso automaticamente all’intero fascicolo del personale. La legge sulla contabilità disciplina i documenti finanziario-contabili, mentre il fascicolo del dipendente contiene documenti di natura e funzione giuridica diverse – contratti di lavoro, atti aggiuntivi, documenti relativi all’anzianità, alla qualifica, alla modifica o alla cessazione del rapporto di lavoro, ecc.

Conclusione

La normativa vigente non stabilisce un termine generale di 50 anni per l’archiviazione dei fascicoli del personale dei dipendenti, né consente di concludere semplicemente che l’intero fascicolo possa essere distrutto dopo 5 anni. La raccomandazione pratica è che i datori di lavoro stabiliscano i termini di conservazione per categorie di documenti, attraverso la nomenclatura archivistica e le procedure interne, tenendo conto sia degli obblighi previsti dalla legislazione in materia di lavoro e contabilità, sia della necessità di poter dimostrare in seguito l’anzianità di servizio, l’attività svolta e altri diritti del dipendente.

Al di là della responsabilità giuridica e del rigoroso quadro normativo, esortiamo gli amministratori delle aziende e i dipendenti responsabili dei fascicoli personali dei lavoratori a prendere coscienza del valore dei documenti relativi al personale. La conservazione accurata di un contratto di lavoro o di un atto aggiuntivo può fare la differenza nel corso degli anni, aiutando un ex dipendente a dimostrare l’anzianità di servizio e a ottenere i propri diritti pensionistici.