Ascent Finance SRL – Politica de confidențialitate

Incepând cu data de 25.05.2018 devine aplicabil Regulamentul 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, cunoscut și sub acronimul GDPR (General Data Protection Regulation).

1. Informații generale

1.1. Operatorul de date

Operatorul care procesează datele cu caracter personal este:

S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.
Arad, Str. George Coșbuc, nr. 30
C.U.I. RO 31410442
J2/323/25.03.2103
[email protected]

1.2. Responsabilul cu protecția datelor (DPO)

Puteți contacta persoana responsabilă cu protecția datelor:

Paul Stoica
Tel. 0748 309 925
Email: [email protected]

2. Ce sunt datele cu caracter personal?

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (“persoana vizată”) în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

3. Ce înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal și ce date sunt prelucrate de S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. ?

“Prelucrare” înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.

S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. colectează următoarele date:

• date de identificare: numele, prenumele, seria și numărul actului de identitate, adresa de domiciliu, număr de telefon;
• alte date legate de contracte de muncă sau documente fiscale: concedii medicale, adeverințe de sănătate;
• semnătura clientului;
• semnătura angajatului;
• alte informații care derivă în urma prelucrărilor efectuate de S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., cum ar fi: identificatorul unic generat la nivel de S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. pentru fiecare client în parte, istoricul contractual, istoricul financiar, informații specifice despre serviciile contractate de la S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. și despre felul în care clientul le-a utilizat;
• corespondența electronică cu clientul.

4. De unde sunt obținute datele cu caracter personal pe care le prelucrează S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.?

S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. prelucrează date cu caracter personal referitoare la Client, la mandatarii Clientului, legali sau convenționali, precum și la persoanele ale căror date sunt furnizate de către Client lui S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., în vederea obținerii unui produs sau a realizării unei operațiuni/prestări de serviciu. Persoanele fizice ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate poartă denumirea de “Persoane vizate”.

S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. se adresează următoarelor persoane vizate: angajați proprii, clienți (chiar și după încetarea relației contractuale), clienții potențiali, candidații care doresc să se angajeze în cadrul S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., vizitatorii website-ului S.C. ASCENT FINANCE S.R.L..

Datele sunt obținute direct de la Client și/sau de la un împuternicit al Clientului (în momentul în care se completează formulare sau documente ale S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., este accesată o pagină de internet, sau prin alte mijloace de comunicare). În plus, S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. poate obține datele de mai sus și prin consultarea unor surse externe (instituții și autorități publice, registre publice, baze de date electronice, informații disponibile în mediul online sau terți abilitați).

5. În ce scopuri prelucrează S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. date cu caracter personal?

Scopurile pentru care S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal sunt:

• furnizarea de servicii prin intermediul tututor canalelor disponibile în acest sens (locații fizice, internet, telefon, etc.);
• efectuarea unor activități de gestiune economică, financiară și/sau administrativă în cadrul S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.;
• centralizarea operațiunilor și menținerea unei baza de date interne în care să fie stocate informațiile cu privire la persoanele vizate, pentru a putea fi utilizate de către departamentele și structurile S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. în activitățile acestora;
• contactarea Clientului/altei persoane vizate prin intermediul mijloacelor de comunicare cu scopul de a-i aduce la cunoștință/notifica informații despre produsele contractate (de ex. expirare termen, neîndeplinire obligații, modificare/completare caracteristici, costuri, funcționalități, beneficii);
• furnizarea de servicii suport pentru solicitările Clientului/persoanei vizate (de ex. informații adiționale despre produse, actualizarea unora din datele de identificare, soluționarea cererilor, reclamațiilor și a petițiilor fomulate), atât în locațiile fizice ale S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., cât și prin intermediul mijloacelor de comunicare (telefon/email/poștă);
• crearea sau analizarea de profiluri pentru îmbunătățirea produselor/serviciilor, pentru promovarea personalizată/generală, pentru efectuarea de activități de marketing direct prin intermediul oricăror mijloace de comunicare (telefon/email/poștă/fax/sms sau a unor reclame adresate în mod direct și specific unei anumite persoane) în cazul în care Clientul a acceptat aceasta;
• analizarea comportamentului Clientului/oricărei persoane care acceseaza website-ul, prin folosirea de cookies, atât ale S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., cât și ale terților, cu scopul de a furniza un conținut general sau particularizat, oferte adaptate intereselor utilizatorilor;
• efectuarea de analize interne (incluzând analize statistice), atât cu privire la produse/servicii, cât și cu privire la portofoliul de clienți;
• arhivarea atât în format fizic cât și electronic a documentelor;
• soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror alte petiții/plângeri/solicitări la care S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. este parte;
• pentru îndeplinirea obligațiilor legale (întocmirea actelor salariale, raportarea la instituțiile publice îndreptățite).

6. În ce temeiuri prelucrează S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. date cu caracter personal?

S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal în scopurile menționate mai sus,

în baza următoarelor temeiuri:

în baza consimțământului Clientului, acordat în mod explicit;
pentru executarea unui contract la care Clientul/persoana vizată este parte (furnizarea de servicii/produse), pentru a face demersuri pre-contractuale la cererea Clientului sau pentru a furniza Clientului informații despre produsele și serviciile oferite de S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.;
în baza unei obligații legale aflate în sarcina S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. (de ex. identificarea și prevenirea fraudelor);
în baza interesului legitim al S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. (de ex. centralizarea operațiunilor, funcționarea unei baze de date interne, îndeplinirea operațiunilor curente pentru desfășurarea activităților, dezvoltarea și îmbunătățirea serviciilor, asigurarea unui nivel ridicat de securitate atât la nivelul sistemelor informatice, cât și la nivelul locațiilor fizice, în special în ceea ce privește descoperirea și minimizarea riscurilor ce pot afecta S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.).

7. Care sunt consecințele refuzului de a comunica datele personale?

Prelucrarea datelor cu caracter personal solicitate de către S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. prin formulare/alte canale de comunicare este obligatorie, cu excepția cazului în care prelucrarea se întemeiază doar pe acordul Clientului. În acest caz, Clientul va fi informat că furnizarea datelor, respectiv a acordului, este opțională. În celelalte cazuri, refuzul va determina imposibilitatea furnizării de servicii sau produse de către S.C. ASCENT FINANCE S.R.L..

8. Cine sunt destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.?

Destinatarii datelor pot fi:

• furnizori de servicii: servicii IT (mentenanță, dezvoltare software), arhivare în format fizic/electronic, curierat, furnizori de servicii de marketing, de monitorizare a traficului și comportamentului utilizatorilor;
• furnizori de servicii de contabilitate;
• autorități publice centrale și/sau locale.

9. Cât timp sunt prelucrate și stocate datele cu caracter personal?

În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. pe tot parcursul relației contractuale și după finalizarea acesteia, în vederea conformării legale aplicabile în domeniu, inclusiv, dar fară limitare, la dispozițiile în materia arhivării.

10. Care sunt drepturile persoanelor vizate și cum pot fi exercitate?

Persoana vizată are urmatoarele drepturi:

Dreptul la informare – dreptul de a primi informații detaliate privind activitățile de prelucrare efectuate de S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., conform celor prevăzute în prezentul document;
Dreptul de acces – poate solicita și obține confirmarea faptului că datele sale cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de către S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., iar în caz afirmativ poate solicita accesul la acestea, precum și anumite informații. La cerere, S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. va elibera și o copie a datelor cu caracter personal prelucrat, copiile suplimentare putând fi tarifate în funcție de costurile efective ale S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.;
Dreptul la rectificare – dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte și completarea celor incomplete;
Dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) – în situațiile reglementate expres de lege (în special în cazul retragerii consimțământului sau în cazul în care se constată că prelucrarea datelor cu caracter personal nu a fost legală), persoana vizată poate obține ștergerea respectivelor date. Urmare a unei astfel de solicitări, S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. poate să anonimizeze datele, lipsindu- le de caracterul personal și să continue astfel prelucrarea în scopuri statistice;
Dreptul la restricționarea prelucrării – în situațiile reglementate expres de lege (în special în cazul în care se contestă exactitatea respectivelor date pe perioada necesară pentru determinarea acestei inexactități sau în cazul în care prelucrarea este ilegală, și nu se dorește ștergerea datelor, ci doar restricționarea);
Dreptul de opoziție – se poate opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim al S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. (inclusiv creării de profiluri) sau realizate în exercițiul unui interes public sau al unei autorizări cu care este investită S.C. ASCENT FINANCE S.R.L.;
Dreptul la portabilitatea datelor – poate primi datele cu caracter personal într-un format structurat, care poate fi citit automat, sau poate solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator. Acest drept este aplicabil numai: (i) pentru datele cu caracter personal furnizate de către Client S.C. ASCENT FINANCE S.R.L., (ii) dacă prelucrarea datelor cu caracter personal este realizată prin mijloace automate și (iii) dacă prelucrarea are ca temei legal fie executarea unui contract, fie consimțământul persoanei vizate;
Dreptul de a depune plângere – poate depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal de către S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
Dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând. Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă;
Drepturi suplimentare aferente deciziilor automate utilizate în procesul de furnizare a serviciilor și produselor S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. – în cazul în care S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. ia decizii automate în legătură cu datele cu caracter personal, persoana vizată poate (i) cere și obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, (ii) își poate exprima punctul de vedere cu privire la respectiva prelucrare și (c) contesta decizia.
Clientul poate exercita aceste drepturi fie individual, fie cumulat, prin transmiterea unei cereri scrise, datate și semnate, la sediul S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. Arad, Str. George Coșbuc, nr. 30 sau prin Email: [email protected].

În plus, S.C. ASCENT FINANCE S.R.L. a desemnat un Ofițer pentru Protecția Datelor (”DPO”), care poate fi contactat dacă există nelămuriri cu privire la orice aspect ce ține de protecția datelor cu caracter personal prin transmiterea unei cereri scrise, datate și semnate la următoarele date de contact:

Stoica Paul, Arad, Str. Călimănești, nr. 14, Bl. 36, Ap. 11 sau prin E-mail: [email protected].

Data 23.05.2018