Arhivarea dosarelor de personal

Arhivarea dosarelor de personal ridică în practică numeroase întrebări, în special în ceea ce privește termenul pentru care angajatorul trebuie să păstreze documentele unui salariat după încetarea raportului de muncă. Deși este frecvent întâlnită afirmația potrivit căreia dosarele de personal trebuie păstrate timp de 75 de ani, cadrul legal actual necesită o interpretare mai nuanțată.

HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE menține obligația angajatorului de a întocmi un dosar personal pentru fiecare salariat, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar și de a-l prezenta inspectorilor de muncă la solicitarea acestora. Dosarul cuprinde documentele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte documente privind modificarea, suspendarea și încetarea raportului de muncă. HG nr. 295/2025 nu stabilește însă, în mod expres, un termen de 50 sau 75 de ani pentru păstrarea dosarului de personal după încetarea contractului de muncă.

De unde provine, atunci, termenul de 75 de ani?

Anexa nr. 6 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 menționează „dosarele personale” printre documentele care pot fi date în cercetare după 75 de ani de la crearea lor. Arhivele Naționale au clarificat însă, prin adresa din 27 iulie 2022 transmisă Uniunii Naționale a Practicienilor în Insolvență din România (UNPIR), că dosarele de personal create și deținute de angajatori nu trebuie confundate cu dosarele personale avute în vedere de această anexă. Potrivit instituției, acestea din urmă sunt documente aparținând Fondului Arhivistic Național, cu valoare istorică, iar termenul de 75 de ani reprezintă un termen referitor la accesul pentru cercetare, nu o regulă generală potrivit căreia orice angajator trebuie să păstreze dosarul fiecărui salariat timp de 75 de ani. În același răspuns, Arhivele Naționale apreciau, având în vedere necesitatea reconstituirii drepturilor de pensie și a altor drepturi sociale, că ar fi justificată păstrarea dosarelor de personal și a statelor de salarii doar pentru 50 de ani. Această apreciere trebuie însă privită în contextul legislației existente în 2022.

Ulterior, Legea contabilității nr. 82/1991 a fost modificată, iar în prezent art. 25 prevede expres că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, inclusiv statele de salarii, se păstrează timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Acest termen de păstrare de 5 ani se aplică pentru documentele întocmite începând cu 15 ianuarie 2023 (data intrării în vigoare a Legii nr. 36/2023). Pentru documentele întocmite anterior acestei date, se aplică termenele vechi de păstrare (de 10 ani pentru registre/documente justificative, respectiv 50 de ani pentru statele de salarii), calculate de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Este important însă ca acest termen de 5 ani să nu fie extins automat asupra întregului dosar de personal. Legea contabilității reglementează documentele financiar-contabile, în timp ce dosarul salariatului conține documente cu o natură și o funcție juridică diferite – contracte de muncă, acte adiționale, documente privind vechimea, calificarea, modificarea sau încetarea raportului de muncă etc.

Concluzie

Legislația actuală nu stabilește un termen general de 50 de ani pentru arhivarea dosarelor de personal ale salariaților și nici nu permite concluzia simplă că întregul dosar poate fi distrus după 5 ani. Recomandarea practică este ca angajatorii să stabilească termenele de păstrare pe categorii de documente, prin nomenclatorul arhivistic și procedurile interne, având în vedere atât obligațiile din legislația muncii și contabilă, cât și necesitatea de a putea dovedi ulterior vechimea, activitatea desfășurată și alte drepturi ale salariatului.

Dincolo de răspunderea juridică și strictul cadru normativ, îndemnăm administratorii firmelor și angajații responsabili de dosarele personale ale salariaților să conștientizeze valoarea documentelor de personal. Păstrarea riguroasă a unui contract de muncă sau a unui act adițional poate face diferența peste ani, ajutând un fost salariat să își dovedească vechimea și să își obțină drepturile la pensie.